A PhysioTime é uma clínica especializada em atendimentos na área de fisioterapia e estética com profissionais altamente qualificados. Conta com duas unidades em Ribeirão Preto, uma delas em lugar privelegiado no Shoping Iguatemi e a outra no Jardim Nova Aliança com estrutura completa em equipamentos para reabilitação e atendimentos diferenciados na área de ortopedia e traumatologia.
A clínica também investe em eventos esportivos garantindo suporte total aos atletas profissionais e amadores.
O DESAFIO DAS CLÍNICAS
A busca por um software de gestão de clínicas de estética iniciou em 2014 quando a Physiotime estava se preparando para abrir sua segunda unidade. O principal desafio, era conseguir gerenciar os clientes, os agendamentos e os fluxos financeiros das duas unidades, de forma centralizada.
Pela experiência adquirida no primeiro empreendimento, existia uma grande preocupação em saber quanto a clínica tinha para receber nos próximos meses. Esta era uma informação vital para o negócio, pois, sem o controle das contas futuras a receber, o risco de calote e de furo de caixa é muito grande.
Outra importante solução que a Physiotime buscava, era um meio para manter seus clientes informados sobre as datas e horários das próximas sessões, pois, é bastante comum que os clientes esqueçam para quando estavam agendados seus atendimentos futuros.
A SOLUÇÃO PARA AS CLÍNICAS
O fluxo entre as unidades, foi estabelecido com a implantação da Agenda integrada ao Financeiro, onde a cada serviço ou pacote vendido, a cobrança já é lançada automaticamente no contas a receber. Deste modo, ficou bastante simples saber quanto a clínica tem para receber em períodos futuros.
Como a clínica possui processos administrativos bem definidos, a gestão do fluxo de caixa também pôde ser facilitada com o software para estética, Belle Software. Pois ao informar corretamente as contas a pagar, o sistema já consegue calcular o saldo de caixa atual e a projeção futura de caixa. Toda esta gestão é centralizada entre as duas unidades, através do software. Para manter seus clientes sempre informados sobre as datas e horários de atendimentos, a Physiotime utiliza os lembretes por SMS para envio duas horas antes de uma consulta através de uma mensagem pré-definida que informa: o nome da cliente, a data e hora do agendamento. Os lembretes por SMS também são usados para parabenizar seus clientes na data do aniversário, oferecendo, inclusive, descontos para execução de serviços.
A gestão centralizada, permite ainda que a Physiotime possa realizar uma carga de SMS que pode ser consumida por qualquer uma das unidades. O SMS é pré-pago, portanto quando necessário, são realizadas novas recargas.
RESULTADOS
Redução expressiva de faltas nos agendamentos e satisfação das clientes por lembrá-las de seu aniversário e oferecer um agrado.